E-Mails an mehrere Adressaten senden – was sollten Sie dabei beachten?

E-Mail-Adressen sind personenbezogene Daten, sollten also nicht ohne Zustimmung Dritten mitgeteilt werden.

Nutzen Sie deshalb für die Adressierung das Feld BCC (Blind Copy), wenn Sie eine E-Mail an einen größeren Personenkreis direkt aus einem E-Mail-Programm wie Outlook oder Thunderbird senden möchten. Gegebenenfalls können Sie auch eine Mailing-Liste für den Versand nutzen.

Wann sollten Sie besonders umsichtig sein?

Diese Hinweise gelten nur für E-Mail-Kommunikation, die über eine Arbeitsgruppe bzw. die mit einem Thema befassten Personen hinausgeht – im Arbeitskontext ist es natürlich immer wichtig zu wissen, an wen sich eine E-Mail richtet.

Umsichtig mit den E-Mail-Adressen umzugehen ist beispielsweise angebracht, wenn Sie Einladungen für Veranstaltungen oder Informationsmaterial an Personen senden, von denen Sie zumindest nicht wissen, ob diese untereinander Kontakt per E-Mail hatten. Genaugenommen benötigen Sie andernfalls auch die Einwilligung aller Betroffenen, sowohl damit Sie sie anschreiben, als auch dafür, das Sie die persönliche E-Mail-Adressen den anderen offenlegen dürfen.

Weiterleitung von E-Mails

Auch beim Weiterleiten einer E-Mail an Dritte sollten Sie bedenken, dass damit die E-Mail-Adressen aller Empfänger der ursprünglichen E-Mail in den Text der neuen E-Mail übernommen werden. Dort sollten Sie ggf. die Adressatenliste löschen oder sie zumindest verkürzen.

Verteilerlisten mit Mailing-Listen pflegen

Falls Sie einen festen Verteiler nutzen möchten, beispielsweise für Newsletter, können Sie Mailing-Listen nutzen.

Für die Aufnahme in den Verteiler sollten Sie sich die Einwilligung der Betroffenen holen, zumeist ist das direkt über Formular für die An- und Abmeldung möglich.

An der TU steht dafür z.B. mailman zur Verfügung:

• ZECM – Mailinglisten selbst erstellen 

Was ist der Unterschied zwischen den Feldern „An/To“, „CC“ und „BCC“?

Zwischen den Feldern An/To und CC besteht kein wesentlicher Unterschied bei der Nutzung. Die Empfänger in beiden Feldern können jewels sehen, wer die betreffende E-Mail auch bekommen hat.

Es ist eher ein inhaltlicher bzw. organisatorischer Unterschied:

• Das Feld An/To ist für die Adressaten gedacht, an die sich die E-Mail richtet, sie werden sozusagen „angesprochen“.
• Das Feld CC (Copy) sollte infolgedessen für diejenigen genutzt werden, die über den in der E-Mail benannten Sachverhalt informiert werden sollen, jedoch ohne dass sie notwendigerweise in Aktion treten müssen.

Da diese Unterscheidung rein technisch wenig Unterschied macht, wird nicht immer daran gedacht, den Empfängerkreis entsprechend aufzuteilen.

Im Gegensatz dazu dient das Feld BCC dazu, versteckte Empfänger „undisclosed recipients“ hinzuzufügen. Die dort eingetragenen E-Mail-Adressen werden allen (anderen) Empfängern verschwiegen. De fakto wird vom Mail-Server für jeden Empfänger eine eigene E-Mail generiert und gesendet.

Ein Hinweis darauf, dass eine E-Mail noch weitere „undisclosed recipients“ hat, wird dem E-Mail-Header hinzugefügt und wird je nach verwendetem E-Mail-Programm den anderen Empfängern angezeigt (Bei Outlook wird in der Standardeinstellung nichts angezeigt).

Hinweis: Beschränken Sie die Zahl der E-Mail-Adressen, da Mail-Server üblicherweise eine Obergrenze haben um Spamming zu verhindern. An der TU funktionierte es mit 100 Empfänger-Adressen in einer E-Mail gut.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: BCC in Outlook nutzen

In Outlook wird das Feld BCC meist ausgeblendet, standardmäßig werden nur die Felder An/To und CC angezeigt.

Um das Feld BCC dauerhaft anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Beginnen Sie eine neue E-Mail, indem Sie auf den Button „Neue E-Mail“ klicken.
2. Die E-Mail sollte in einem eigenen Fenster angezeigt werden, sonst klicken Sie auf „Abdocken“.
3. Wählen Sie in der Menüleiste Optionen aus (1) und Klicken Sie auf das BCC-Icon (2) 
4. Nun wird unterhalb des Feldes CC das Feld BCC eingeblendet. Geben Sie dort wie gewohnt die E-Mail-Adressen der Empfänger ein
5. Theoretisch müssen Sie weder im Feld An/To noch bei CC eine E-Mail-Adresse eingeben, empfehlenswert ist aber, die eigene E-Mail-Adresse anzugeben, damit sie den versteckten Empfängern angezeigt wird.
6. Fertig

Falls Sie das Feld BCC nach dem Absenden für die täglichen E-Mails wieder ausblenden wollen, können Sie es so wie in Schritt 3 beschrieben auch deaktivieren.