E-Mails an mehrere Adressaten senden – was sollten Sie dabei beachten?

E-Mail-Adressen sind personenbezogene Daten, sollten also nicht ohne Zustimmung Dritten mitgeteilt werden.

Nutzen Sie deshalb für die Adressierung das Feld BCC (Blind Copy), wenn Sie eine E-Mail an einen größeren Personenkreis direkt aus einem E-Mail-Programm wie Outlook oder Thunderbird senden möchten. Gegebenenfalls können Sie auch eine Mailing-Liste für den Versand nutzen.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung: Einzelne E-Mail in Outlook verschlüsseln

Wir empfehlen, bei einzelnen E-Mails die Verschlüsselung zu aktivieren.

E-Mails generell zu verschlüsseln ist nicht hilfreich, da nur wenige Empfänger S/Mime nutzen; beim Senden wird sonst für jeden weiteren Empfänger ein Dialog eingeblendet „unverschlüsselt senden?“, der bestätigt werden muss.

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E-Mails mit S/Mime in Outlook signieren und verschlüsseln

Dank signierter E-Mails ist ein Absender verifiziert und vertrauliche und personenbezogene Daten können Ende-zu-Ende-verschlüsselt per E-Mail gesandt werden. Es gibt zwei gängige Methoden: S/Mime und PGP.

Es ist einfacher als man/frau denkt: Die TU bietet für Ihre Mitglieder den Zertifizierungsservice des DFN Vereins an (der Service wird auch von anderen Hochschulen genutzt, fragen Sie bei Ihrem Rechenzentrum nach).

Jede*r TU-Angehörige kann bei der ZECM ein S/Mime-Zertifikat beantragen und dieses in seinem E-Mail-Programm einbinden.

Wie es geht und was es dabei zu beachten gibt beschreiben wir hier.

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Personenbezogene Daten in E-Mails

Oft verliert man beim Versenden von E-Mails den Schutz von personenbezogenen Daten aus den Augen. Daher möchten wir Sie mit diesem Beitrag sensibilisieren und Ihnen aufzeigen, wie mit wenigen Schritten der Datenschutz im E-Mailverkehr beachtet werden kann und auch sollte.

Bei der Versendung von personenbezogenen Daten per E-Mail kommt es im Wesentlichen auf die folgenden Punkte an:

  1. eine sichere E-Mail-Verbindung,
  2. der Schutz des E-Mail-Inhalts,
  3. die Besonderheiten beim Arbeiten im Homeoffice ohne VPN-Tunnel/VM  und
  4. das Löschen von personenbezogenen Daten von privaten Endgeräten.

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