Frage:
Von unserem Bereich wurden im Rahmen von Veranstaltungen und anderen Aktivitäten E-Mail-Adressen von Interessenten erhoben, die wir jetzt für unseren neuen Newsletter verwenden wollen. Ist das datenschutzrechtlich zulässig?
Die kurze Antwort:
Nur dann, wenn eine Einwilligung für den Newsletter erteilt wurde.
Außerdem dürfen Daten nicht länger gespeichert werden als für die ursprüngliche Zweckerfüllung erforderlich ist.
Daten dürfen nicht länger als erforderlich gespeichert werden.
Sofern sie darüber hinaus gespeichert werden, ist das bereits ein Datenschutzverstoss.
Rückfrage:
Gibt es nicht eine Ausnahme für Direktwerbung?
Anwort:
Ja, aber nur in sehr engen Grenzen: Eine weitere Kontaktaufnahme ist nach §7 Absatz 3 UWG zulässig, wenn die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einem Kauf oder einer Dienstleistung erhoben wurde und auf eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen aufmerksam gemacht werden soll. Die Verwendung für einen Newsletter geht nach üblicher Rechtssprechung darüber hinaus.
Die ausführliche Antwort:
Datenschutzrechtlich ist für erhobene Daten eine Zweckbindung und Speicherbegrenzung gegeben:
- Die E-Mail-Adressen dürfen nur für den ursprünglichen Zweck und damit vereinbare Zwecke genutzt werden
- Abhängig davon wofür und auf welcher Rechtsgrundlage die Daten erhoben wurden ergeben sich Aufbewahrungsfristen. Sofern die jeweilige Frist verstrichen ist, müssen die E-Mail-Adressen gelöscht werden.
Je nach Datenerhebung und erfolgter Einwilligung müssen die erhobenen Daten einschließlich aller Kopien auch innerhalb einer bestimmten Frist gelöscht werden, bei dem an der TU Berlin für Veranstaltungsanmeldungen genutzten Tool bspw:
„Nach der Veranstaltung werden Ihre Daten gelöscht, sobald sie für die Abwicklung der Veranstaltung nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch 90 Tage nach Veranstaltungsende.“
https://events.tu-berlin.de/de/pages/b1db8dd4-d043-42c7-839b-ab1e723a650a
Daraus ergibt sich zwangsläufig:
Sofern eine Löschpflicht besteht, dürfen diese E-Mail-Adressen natürlich nicht für weitere Mailings verwendet werden!
Nun zur Direktwerbung:
Sofern die E-Mail-Adressen rechtmäßig gespeichert sind, dürfen sie für weitere Mailings genutzt werden, sofern die Bedingungen des §7 Absatz 3 UWG (s. unten) erfüllt sind.
In dieser Informationsmail könnten dem ursprünglichen ähnliche Angebote genannt (z.B. Veranstaltungen des Bereichs) sowie der Hinweis auf das UWG und die Widerspruchsmöglichkeit gegeben werden (Formulierungsvorschlag s. unten). Zusätzlich kann die Anmeldung für den Newsletter erwähnt werden, wenn mensch weiter informiert bleiben möchte.
Mehr ist datenschutzrechtlich nicht zulässig.
Regelmäßig E-Mails zu senden, ohne sich dafür eine Einwilligung einzuholen, ist nicht zu empfehlen. Zu Direktwerbung gibt es bereits einige Urteile, bei Mißbrauch kann Schadensersatz eingeklagt werden.
Zudem auch das Senden einer E-Mail davon zeugt, dass die Daten gespeichert werden, was bei einer ggf. nicht erfolgten Löschung auch datenschutzrechtliche Beschwerden zur Folge haben kann.
Besser ist in jedem Fall, die Kontaktdaten für die jeweiligen Zwecke (Newsletter o.a.) mit einer Einwilligung einzuholen (idealerweise zweistufig mit Opt-In wie bei Newsletter-Tools üblich) und nicht aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen.
Am Rande:
Nicht zu verwechseln – bei Direktwerbung besteht ein Widerspruchsrecht, bei Einwilligungen ein Widerrufsrecht!
§7 Absatz 3 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb)
“ (3) Abweichend von Absatz 2 Nummer 2 ist eine unzumutbare Belästigung bei einer Werbung unter Verwendung elektronischer Post nicht anzunehmen, wenn
- ein Unternehmer im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten hat,
- der Unternehmer die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet,
- der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und
- der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.“
https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
In einer Direktwerbungs-E-Mail sollte klar kommuniziert werden, das gesetzeskonform gehandelt wird, z.B.
„Sie erhalten diese E-Mail, da Sie an einer unserer Veranstaltungen teilgenommen haben und wir Sie über weitere eigene Veranstaltungen informieren möchten. Sie können der weiteren Zusendung von E-Mails entsprechend §7 Absatz 3 UWG widersprechen (https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html), indem Sie uns den Widerspruch per Mail an [E-Mail-Adresse] mitteilen.“