Das Team Datenschutz erarbeitet derzeit Empfehlungen, worauf die im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter*innen aus Datenschutz-Sicht bei den dafür genutzten dienstlichen und privaten Rechnern und anderen mobilen Geräten bei dienstlichen Aufgaben achten sollen. Erste allgemeine Informationen sind bereits im Infobrief des Krisenstabs vom 16. März 2020: Regelungen zum Homeoffice als „Merkblatt zu Datenschutz und IT-Sicherheit im Homeoffice“ enthalten.
Für uns ist es wichtig, einen Überblick zu erhalten, welche Betriebssysteme und Software-Produkte (einschl. ihrer Versionen) überwiegend eingesetzt werden, um genau auf diese konkreter eingehen zu können.
Dazu erstellen wir eine Auflistung der Software-Produkte, die an der gesamten Universität typischerweise für dienstliche Aufgaben im Einsatz sind und auch im Homeoffice genutzt werden können und sollen. Diesbezüglich haben wir uns an die Verwaltungsleiter*innen der Fakultäten und an die Geschäftsführer*innen der ZI iund ZE gewandt, um diese Informationen aus den Einrichtungen zusammen tragen zu können.
Zunächst konzentrieren wir uns auf PCs und Notebooks, es ist aber vorgesehen auch Empfehlungen für die dienstliche Nutzung von Smartphones und Tablets auszusprechen.
Zu den Software-Produkten zählen:
- verwendete Betriebssysteme, z.B. Windows 10 Home/Pro/Enterprise oder Education, Linux-Distributionen oder MacOS-Versionen
- Office-Produkte, z.B. Microsoft Office 2016, Libre Office, Adobe Acrobat
- E-Mail-Clients, z.B. MS Outlook oder Mozilla Thunderbird
- Web-basierte Dienste der TU, z.B. Outlook Web App, tubCloud, etc.
- TU-externe Web-basierte Dienste, z.B. Cloud-Services wie MS Office 365
- Android- und iOS-Apps für Smartphones und Tablets
- falls Domänen-spezifische Software eingesetzt wird, werden wir auch diese prüfen, z.B. Software für CAD oder Software-Entwicklungs-Tools.
Bei allen eingesetzten Software-Produkten ist die gewählte Version/bezogene Lizenz von Bedeutung, da sich die Versionen unterscheiden. Diese ist für uns ermittelbar, sofern die Produkte über das Software-Portal der TU Berlin bezogen wurden, sonst benötigen wir auch diese Information.
Uns ist bewusst, dass eine vollständige Übersicht nicht in wenigen Tagen aufzustellen ist, aber letztlich sollte dieses -zumindest für die dienstlichen PCs und mobilen Geräte- das Ziel sein.
Wir müssen uns bei unserer Untersuchung auf die am meisten genutzten Betriebssysteme und Software-Produkte beschränken und wollen für diese konkrete Empfehlungen aus Datenschutz-Sicht und die IT-Sicherheitssicht geben.
Begonnen haben wir mit dem vermutlich weit verbreiteten Betriebssystem Windows 10 und den für Bürokommunikation genutzten Software-Produkten, insb. auch die über Microsoft Office 365 Pro verfügbare Microsoft Office Desktop Version.
Unsere Empfehlungen sollen auch für private Geräte praktikabel sein, damit wir auch im Homeoffice in Zeiten von Corona sicher arbeiten können!