Empfehlungen zur Nutzung des DFN Terminplaners

Der DFN Terminplaner ist ein Online-Tool, welches die Planung von Terminen für Arbeitsgruppen sowie einfache Umfragen ermöglicht. Er ist eine datenschutzfreundliche Alternative zu kommerziellen Tools wie Doodle.

Die im Februar 2020 veröffentlichte Version 4.1 bietet umfangreichere Möglichkeiten, die Benutzeroberfläche wurde auch überarbeitet.

Wir geben eine kurze Beschreibung des Dienstes sowie Empfehlungen zur Nutzung.

Das Tool ist einfach zu bedienen und wird direkt im Browser aufgerufen.

Es gibt zwei Rollen: Autor*in und Teilnehmer*in.

Der/die Autor*in legt eine (Termin)umfrage in mehreren Schritten auf der Webseite des Terminplaners an:

Dort können einige Einstellungen gewählt werden, z.B. ob die Umfrage mit einem Passwort geschützt oder weltweit frei abrufbar sein soll – auf die Optionen gehen wir weiter unten ein – direkt zu den Empfehlungen springen.

Auf der im 3. Schritt angezeigten Administrationsseite werden zwei Links generiert:

  • Öffentlicher Link zur Umfrage (geschützt mit 16-stelliger Zufallszeichenkette)
  • Administrationsseite der Umfrage (Link mit 24-stelliger Zufallszeichenkette geschützt)

Der öffentliche Link zur Umfrage kann den potenziellen Teilnehmer*innen per E-Mail zugesandt werden oder er/sie kann ihn auf einer (anderen) Webseite veröffentlichen.

Die Teilnehmer*innen rufen den öffentlichen Link auf und können dort ihren Namen sowie ggf. ihre E-Mail-Adresse eingeben und aus den angebotenen Antwortoptionen wählen. Optional können Kommentare eingegeben werden.

Je nach gewählten Einstellungen sind die Eingaben für alle anderen Besucher*innen der Umfrage-Webseite sichtbar und ggf. auch bearbeitbar.

Nutzungsbedingungen und Datenschutz

Die Datenschutzerklärung https://www.dfn.de/datenschutz-terminplaner/ enthält implizit die Nutzungsbedingungen. Weitergehende Informationen erhielten wir nach Rücksprache vom Datenschutz- und IT-Sicherheitsteam des DFN.

Mitarbeiter*innen der DFN Teilnehmerinstitutionen dürfen den Dienst als Autor*in für die Erstellung von Umfragen und Terminen nutzen. Teilnehmer*innen können auch Personen außerhalb des DFN Nutzerkreises sein. Es wird darauf hingewiesen, dass der/die Autor*in weitergehende datenschutzrechtliche Vorgaben beachten muss, z. B. dass bei der Verarbeitung von Daten Externer eine explizite Einwilligung zur Datenverarbeitung im Rahmen der Umfrage vorliegt.

Für den/die Autor*in ist zwar keine Registrierung erforderlich, jedoch müssen beim Erstellen einer Umfrage ein Name sowie eine E-Mail-Adresse angegeben werden. An diese E-Mail-Adresse werden automatisierte E-Mails gesendet. Es gibt keine Registrierung von Accounts, für jede Umfrage werden die o.g. Daten der Autor*in erneut abgefragt.

Teilnehmer*innen müssen neben den Antwortoptionen einen Namen und ggf. eine E-Mail-Adresse eingeben, jedoch werden diese Eingaben nicht verifiziert, so dass eine anonyme Nutzung grundsätzlich möglich ist. Der eingegebene Name kann eine Abkürzung, Initialen oder ein Pseudonym sein, er sollte aber ausreichend aussagekräftig sein, damit der/die Autor*in den Termin koordinieren kann.

Teilnehmer*innen wird ein Bearbeitungslink generiert, der Link ist mit einer 24-stelliger Zufallszeichenkette geschützt. Der Link kann per E-Mail zugesandt werden, die dort eingegebene E-Mail-Adresse wird jedoch nicht dauerhaft auf dem Server des Anbieters gespeichert.

Eingesetzte Software und Datenverarbeitung

Der DFN Terminplaner Version 4.1 basiert auf der französischen Open Source Software Framadate, deren Quellcode und Lizenzbedingungen unter
framagit.org/framasoft/framadate/framadate einsehbar sind. Die Software wird laufend gepflegt und weiter entwickelt, die Koordination liegt bei zwei Mitgliedern der Université de Strasbourg. Aufgrund der aktiven Community mit 40 registrierten Kern-Entwicklern gibt es regelmäßig Updates, so dass ein sicherer Betrieb der Software im vom DFN genutzten Rechenzentrum erfolgen kann.

Der Dienst wird auf Servern in Deutschland betrieben. Ein Tracking-Tool wird nicht eingesetzt und es werden keine externen Dienste in der Webseite eingebunden. Der Dienst arbeitet datensparsam, es werden die üblichen Verkehrsdaten verarbeitet (IP-Adressen werden dabei verkürzt). Darüber hinaus werden keine weiteren Daten (z. B. Nutzungsdaten) erhoben.

Alle von Nutzer*innen eingegebenen Daten werden verbunden mit der jeweiligen Umfrage gespeichert und weder anderweitig verknüpft noch an Dritte weitergegeben. Die Umfragen sind mit einem Ablaufdatum versehen und 60 Tage danach werden alle zur Umfrage gespeicherten Daten endgültig vom Server gelöscht. Der/die Autor*in kann die Umfrage und alle damit gespeicherten Daten zu jedem beliebigen Zeitpunkt löschen.

Die Daten werden laut Datenschutzerklärung ausschließlich in den gesetzlich reglementierten Fällen an Dritte übermittelt (beispielsweise bei Strafverfolgungen).

Der Dienst ist damit insgesamt besonders datenschutzfreundlich.

Empfehlungen für Teilnehmer*innen

Initialen, Namensabkürzungen oder Pseudonyme eintragen

Die Angabe des vollständigen Namens sollte unterbleiben, sofern dieser für alle Besucher*innen sichtbar ist.

Der eingegebene Name kann eine Abkürzung, Initialen oder ein Pseudonym sein, er sollte aber ausreichend aussagekräftig sein, damit der/die Autor*in den Termin koordinieren kann.

E-Mail-Adresse

Teilnehmer*innen sollten die Angabe Ihrer korrekten E-Mail-Adresse vermeiden, sofern diese für alle Besucher*innen sichtbar ist.

Bearbeitungslink

Speichern Sie den individuellen Bearbeitungslink ab, bei Bedarf können Sie sich diesen auch per E-Mail vom DFN Terminplaner zusenden lassen, da die dort eingegebene E-Mail-Adresse nicht gespeichert wird.

Kommentare

Teilnehmer*innen können unmoderierte Kommentare eingeben, die zusammen mit dem dort eingegebenen Namen sofort allen Besucher*innen angezeigt werden. Geben Sie deshalb dort keine personenbezogenen Daten ein.

Empfehlungen für Autor*innen

Name und E-Mail-Adresse der/des Autor*in

Autor*innen sollten beachten, dass ihr in der Umfrage eingegebene Name neben dem Titel und der Beschreibung für alle Besucher*innen sichtbar ist.

Die einzutragende E-Mail-Adresse wird weder verifiziert noch Besucher*innen angezeigt. Eine korrekte Angabe der E-Mail-Adresse ist sinnvoll, da an diese automatisierte E-Mails zur Umfrage gesendet werden, u.a. auch der Link zur Administrationsseite.

Passwort nutzen

Da die Umfragen weltweit abrufbar sind und personenbezogene Daten enthalten empfehlen wir -zumindest für Terminplanungen- zusätzlich ein Passwort einzustellen, oder alternativ die Option zu wählen, dass die Eingaben nur dem Administrator sichtbar sind (dann können andere Teilnehmer*innen jedoch nicht die bisherigen Terminpräferenzen sehen).

Umfragen sind über Suchmaschinen auffindbar, wenn kein Passwort gesetzt und der öffentliche Link auf einer Webseite publiziert wurde.

Keine E-Mail-Adressen sammeln

Außerdem empfehlen wir auf die Option E-Mail-Adressen abzufragen zu verzichten, da der Personenkreis in der Regel bekannt ist und die Kommunikation über alternative Wege erfolgen kann.

Sofern bei einer öffentlichen Umfrage mit unbekanntem Personenkreis eine Kontaktierung der Teilnehmer*innen per E-Mail notwendig erscheint, muss die voreingestellte Berechtigung „Jeder Teilnehmer kann jede abgegebene Stimme ändern“ abgewählt werden (Zur Zeit erscheint ein Warnhinweis, die Kombination beider Optionen wird aber nicht unterbunden).

Ablaufdatum in naher Zukunft setzen bzw. Umfrage direkt nach Umfrageende löschen

Die/der Autor*in kann im letzten Schritt der Erstellung einer Umfrage das auf 6 Monate voreingestellte Ablaufdatum ändern, wir empfehlen einen kürzeren Zeitraum zu wählen. Sofern ein Termin gefunden bzw. eine Umfrage abgeschlossen ist, sollten der/die Autorin die Umfrage und damit auch alle gespeicherten Daten  löschen (Papierkorb-Icon auf der Administrationsseite).

Datenschutzerklärung und Einwilligung in die Datenerfassung

Wir empfehlen -insbesondere bei öffentlichen Umfragen- in der Beschreibung der Umfrage einen entsprechenden Hinweis auf die Freiwilligkeit zu geben, z.B.

„Mit der Teilnahme gebe ich meine Einwilligung zur Datenverarbeitung im Rahmen der Umfrage entsprechend DSGVO Art. 6, Abs 1 a.“

Wünschenswert wäre hier eine optionale Checkbox, diese Funktion steht aber derzeit nicht zur Verfügung. Es empfiehlt sich außerdem, eine*n Ansprechpartner*in und den/die zuständige*n Datenschutzbeauftrage*n zu nennen und einen Link bzw. Verweis auf die entsprechende Datenschutzerklärung zu ergänzen.

Kommentare

Aufgrund der fehlenden Moderation und sofortigen Sichtbarkeit der Kommentare zusammen mit der Umfrage ist diese Funktion nicht unproblematisch, jedoch derzeit nicht deaktivierbar.

Autor*innen sollten die Teilnehmer*innen vor Eingabe von Kommentaren auf deren Sichtbarkeit hinweisen, beispielsweise in der Beschreibung oder Einladungs-E-Mail.

Autor*innen werden bei Eingaben von Kommentaren per E-Mail benachrichtigt und müssen diese als Verantwortliche*r prüfen und können diese gegebenenfalls umgehend löschen.

Update vom 7. September

Nennung der korrekten Open Source Software Framadate, auf der der Terminplaner basiert sowie kleinere Ergänzungen.

Autor: don't panic

Über das Pseudonym: "Don't panic" ist auf das Cover des legendären elektronischen Reiseführers durch die Galaxis gedruckt, damit ein Anhalter keine Angst verspürt. - The British author Arthur C. Clarke said Douglas Adams' use of "don't panic" was perhaps the best advice that could be given to humanity. cf. Wikipedia

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