Hinweis:
Der Terminplaner des DFN wird regelmäßig weiterentwickelt, wobei sowohl die Benutzeroberfläche als auch die Funktionalität angepasst wird. Im Januar 2023 ist die Version 6 online. Genutzt wird die Open Source Software Termino, die von der österreichischen Regierung (derzeit in Verantwortung des Finanzministeriums) beauftragt wurde, die technische Basis ist Drupal.
In Version 6 haben sich die Optionen geändert, u.a. kann eine Umfrage als Buchungsliste für einzelne Termine wie Sprechstunden genutzt werden und eingegebene E-Mail-Adressen der Nutzer*innen werden nicht auf der Umfrageseite angezeigt, sondern nur der*dem Autor*in, was aus Datenschutzsicht positiv bewertet wird.
Diese Anleitung aus 2020 bezieht sich auf die damalige Version 4.1 und wird deshalb nicht weiter gepflegt – einige Empfehlungen gelten natürlich weiterhin, beispielsweise zur Angabe eines Pseudonyms statt des Klarnamens.
Weitere Informationen
DFN Terminplaner 6
- https://terminplaner6.dfn.de
- https://terminplaner6.dfn.de/de/anleitung
- https://terminplaner6.dfn.de/de/termino-faq
Termino
Der DFN Terminplaner ist ein Online-Tool, welches die Planung von Terminen für Arbeitsgruppen sowie einfache Umfragen ermöglicht. Er ist eine datenschutzfreundliche Alternative zu kommerziellen Tools wie Doodle.
Die im Februar 2020 veröffentlichte Version 4.1 bietet umfangreichere Möglichkeiten, die Benutzeroberfläche wurde auch überarbeitet.
Wir geben eine kurze Beschreibung des Dienstes sowie Empfehlungen zur Nutzung.
Das Tool ist einfach zu bedienen und wird direkt im Browser aufgerufen.
Es gibt zwei Rollen: Autor*in und Teilnehmer*in.
Der/die Autor*in legt eine (Termin)umfrage in mehreren Schritten auf der Webseite des Terminplaners an:
Dort können einige Einstellungen gewählt werden, z.B. ob die Umfrage mit einem Passwort geschützt oder weltweit frei abrufbar sein soll – auf die Optionen gehen wir weiter unten ein – direkt zu den Empfehlungen springen.
Auf der im 3. Schritt angezeigten Administrationsseite werden zwei Links generiert:
- Öffentlicher Link zur Umfrage (geschützt mit 16-stelliger Zufallszeichenkette)
- Administrationsseite der Umfrage (Link mit 24-stelliger Zufallszeichenkette geschützt)
Der öffentliche Link zur Umfrage kann den potenziellen Teilnehmer*innen per E-Mail zugesandt werden oder er/sie kann ihn auf einer (anderen) Webseite veröffentlichen.
Die Teilnehmer*innen rufen den öffentlichen Link auf und können dort ihren Namen sowie ggf. ihre E-Mail-Adresse eingeben und aus den angebotenen Antwortoptionen wählen. Optional können Kommentare eingegeben werden.
Je nach gewählten Einstellungen sind die Eingaben für alle anderen Besucher*innen der Umfrage-Webseite sichtbar und ggf. auch bearbeitbar.
Nutzungsbedingungen und Datenschutz
Die Datenschutzerklärung https://www.dfn.de/datenschutz-terminplaner/ enthält implizit die Nutzungsbedingungen. Weitergehende Informationen erhielten wir nach Rücksprache vom Datenschutz- und IT-Sicherheitsteam des DFN.
Mitarbeiter*innen der DFN Teilnehmerinstitutionen dürfen den Dienst als Autor*in für die Erstellung von Umfragen und Terminen nutzen. Teilnehmer*innen können auch Personen außerhalb des DFN Nutzerkreises sein. Es wird darauf hingewiesen, dass der/die Autor*in weitergehende datenschutzrechtliche Vorgaben beachten muss, z. B. dass bei der Verarbeitung von Daten Externer eine explizite Einwilligung zur Datenverarbeitung im Rahmen der Umfrage vorliegt.
Für den/die Autor*in ist zwar keine Registrierung erforderlich, jedoch müssen beim Erstellen einer Umfrage ein Name sowie eine E-Mail-Adresse angegeben werden. An diese E-Mail-Adresse werden automatisierte E-Mails gesendet. Es gibt keine Registrierung von Accounts, für jede Umfrage werden die o.g. Daten der Autor*in erneut abgefragt.
Teilnehmer*innen müssen neben den Antwortoptionen einen Namen und ggf. eine E-Mail-Adresse eingeben, jedoch werden diese Eingaben nicht verifiziert, so dass eine anonyme Nutzung grundsätzlich möglich ist. Der eingegebene Name kann eine Abkürzung, Initialen oder ein Pseudonym sein, er sollte aber ausreichend aussagekräftig sein, damit der/die Autor*in den Termin koordinieren kann.
Teilnehmer*innen wird ein Bearbeitungslink generiert, der Link ist mit einer 24-stelliger Zufallszeichenkette geschützt. Der Link kann per E-Mail zugesandt werden, die dort eingegebene E-Mail-Adresse wird jedoch nicht dauerhaft auf dem Server des Anbieters gespeichert.
Eingesetzte Software und Datenverarbeitung
Der DFN Terminplaner Version 4.1 basiert auf der französischen Open Source Software Framadate, deren Quellcode und Lizenzbedingungen unter
framagit.org/framasoft/framadate/framadate einsehbar sind. Die Software wird laufend gepflegt und weiter entwickelt, die Koordination liegt bei zwei Mitgliedern der Université de Strasbourg. Aufgrund der aktiven Community mit 40 registrierten Kern-Entwicklern gibt es regelmäßig Updates, so dass ein sicherer Betrieb der Software im vom DFN genutzten Rechenzentrum erfolgen kann.
Der Dienst wird auf Servern in Deutschland betrieben. Ein Tracking-Tool wird nicht eingesetzt und es werden keine externen Dienste in der Webseite eingebunden. Der Dienst arbeitet datensparsam, es werden die üblichen Verkehrsdaten verarbeitet (IP-Adressen werden dabei verkürzt). Darüber hinaus werden keine weiteren Daten (z. B. Nutzungsdaten) erhoben.
Alle von Nutzer*innen eingegebenen Daten werden verbunden mit der jeweiligen Umfrage gespeichert und weder anderweitig verknüpft noch an Dritte weitergegeben. Die Umfragen sind mit einem Ablaufdatum versehen und 60 Tage danach werden alle zur Umfrage gespeicherten Daten endgültig vom Server gelöscht. Der/die Autor*in kann die Umfrage und alle damit gespeicherten Daten zu jedem beliebigen Zeitpunkt löschen.
Die Daten werden laut Datenschutzerklärung ausschließlich in den gesetzlich reglementierten Fällen an Dritte übermittelt (beispielsweise bei Strafverfolgungen).
Der Dienst ist damit insgesamt besonders datenschutzfreundlich.
Empfehlungen für Teilnehmer*innen
Initialen, Namensabkürzungen oder Pseudonyme eintragen
Die Angabe des vollständigen Namens sollte unterbleiben, sofern dieser für alle Besucher*innen sichtbar ist.
Der eingegebene Name kann eine Abkürzung, Initialen oder ein Pseudonym sein, er sollte aber ausreichend aussagekräftig sein, damit der/die Autor*in den Termin koordinieren kann.
E-Mail-Adresse
Teilnehmer*innen sollten die Angabe Ihrer korrekten E-Mail-Adresse vermeiden, sofern diese für alle Besucher*innen sichtbar ist.
Bearbeitungslink
Speichern Sie den individuellen Bearbeitungslink ab, bei Bedarf können Sie sich diesen auch per E-Mail vom DFN Terminplaner zusenden lassen, da die dort eingegebene E-Mail-Adresse nicht gespeichert wird.
Kommentare
Teilnehmer*innen können unmoderierte Kommentare eingeben, die zusammen mit dem dort eingegebenen Namen sofort allen Besucher*innen angezeigt werden. Geben Sie deshalb dort keine personenbezogenen Daten ein.
Empfehlungen für Autor*innen
Name und E-Mail-Adresse der/des Autor*in
Autor*innen sollten beachten, dass ihr in der Umfrage eingegebene Name neben dem Titel und der Beschreibung für alle Besucher*innen sichtbar ist.
Die einzutragende E-Mail-Adresse wird weder verifiziert noch Besucher*innen angezeigt. Eine korrekte Angabe der E-Mail-Adresse ist sinnvoll, da an diese automatisierte E-Mails zur Umfrage gesendet werden, u.a. auch der Link zur Administrationsseite.
Passwort nutzen
Da die Umfragen weltweit abrufbar sind und personenbezogene Daten enthalten empfehlen wir -zumindest für Terminplanungen- zusätzlich ein Passwort einzustellen, oder alternativ die Option zu wählen, dass die Eingaben nur dem Administrator sichtbar sind (dann können andere Teilnehmer*innen jedoch nicht die bisherigen Terminpräferenzen sehen).
Umfragen sind über Suchmaschinen auffindbar, wenn kein Passwort gesetzt und der öffentliche Link auf einer Webseite publiziert wurde.
Keine E-Mail-Adressen sammeln
Außerdem empfehlen wir auf die Option E-Mail-Adressen abzufragen zu verzichten, da der Personenkreis in der Regel bekannt ist und die Kommunikation über alternative Wege erfolgen kann.
Sofern bei einer öffentlichen Umfrage mit unbekanntem Personenkreis eine Kontaktierung der Teilnehmer*innen per E-Mail notwendig erscheint, sollte die voreingestellte Berechtigung „Jeder Teilnehmer kann jede abgegebene Stimme ändern“ abgewählt werden (Zur Zeit erscheint ein Warnhinweis, die Kombination beider Optionen wird aber nicht unterbunden).
Ablaufdatum in naher Zukunft setzen bzw. Umfrage direkt nach Umfrageende löschen
Die/der Autor*in kann im letzten Schritt der Erstellung einer Umfrage das auf 6 Monate voreingestellte Ablaufdatum ändern, wir empfehlen einen kürzeren Zeitraum zu wählen. Sofern ein Termin gefunden bzw. eine Umfrage abgeschlossen ist, sollten der/die Autorin die Umfrage und damit auch alle gespeicherten Daten löschen (Papierkorb-Icon auf der Administrationsseite).
Datenschutzerklärung und Einwilligung in die Datenerfassung
Wir empfehlen -insbesondere bei öffentlichen Umfragen- in der Beschreibung der Umfrage einen entsprechenden Hinweis auf die Freiwilligkeit zu geben, z.B.
„Mit der Teilnahme gebe ich meine Einwilligung zur Datenverarbeitung im Rahmen der Umfrage entsprechend DSGVO Art. 6, Abs 1 a.“
Wünschenswert wäre hier eine optionale Checkbox, diese Funktion steht aber derzeit nicht zur Verfügung. Es empfiehlt sich außerdem, eine*n Ansprechpartner*in und den/die zuständige*n Datenschutzbeauftrage*n zu nennen und einen Link bzw. Verweis auf die entsprechende Datenschutzerklärung zu ergänzen.
Kommentare
Aufgrund der fehlenden Moderation und sofortigen Sichtbarkeit der Kommentare zusammen mit der Umfrage ist diese Funktion nicht unproblematisch, jedoch derzeit nicht deaktivierbar.
Autor*innen sollten die Teilnehmer*innen vor Eingabe von Kommentaren auf deren Sichtbarkeit hinweisen, beispielsweise in der Beschreibung oder Einladungs-E-Mail.
Autor*innen werden bei Eingaben von Kommentaren per E-Mail benachrichtigt und müssen diese als Verantwortliche*r prüfen und können diese gegebenenfalls umgehend löschen.
Update vom 7. September
Nennung der korrekten Open Source Software Framadate, auf der der Terminplaner basiert sowie kleinere Ergänzungen.
Ergänzung vom 10. Oktober 2022
Uns erreichen regelmäßig Kommentare und Fragen zu einzelnen Funktionen des DFN Terminplaners, die wir nicht zuverlässig beantworten können, da der Terminplaner vom DFN Verein betrieben wird.
Die Anfragen können via E-Mail direkt an den DFN gerichtet werden:
Evtl. ist eine Frage bereits auch unter
beantwortet.
Es sei zudem angemerkt, dass sich Funktionalität und Benutzeroberfläche seit dem hier dokumentierten Stand aus 2020 möglicherweise verändert haben, so dass nicht alle Details oder Screenshots der aktuellen Version entsprechen. Die grundlegenden Funktionen für Terminumfragen sollten allerdings weiterhin verfügbar sein.
Eine Frage.. passt der dfn-Termplaner die vorgeschlagenen Uhrzeiten automatisch an die Zeitzonen verschiedener Teilnehmer an? Ich sehe da aktuell keine Möglichkeit..
Hallo Christoph,
sofern es nicht möglich ist, bitte direkt an den DFN-Verein wenden,
der Kontakt ist unter dem Blogbeitrag zu finden.
Gibt es eine Möglichkeit alle Mailadressen auf einmal zu kopieren, um für mehrere Personen pro Termin eine Rundmail zu verschicken?
Viele Grüße
Hallo Marcel,
für Fragen zu den Funktionen bitte direkt an den DFN-Verein wenden,
der Kontakt ist unter dem Blogbeitrag zu finden.
Ich kann die Option, die dem Benutzer erlaubt, Eintragungen zu ändern, bei der Erstellung einer Termin Abstimmung nicht finden.
Solange Du noch als Administrator eingeloggt bist, kannst Du Eintragungen natürlich ändern. Dann erscheint der „Bleistifft“ beim Überstreichen mit der Maus. Bist Du explizit ausgeloggt, oder Nutzer, der nur den Link hat, kannst Du nachträglich nichts ändern. Hier sind irreführende Infos in der Beschreibung. Ich habe das soweit getestet.
Es ist jedoch für die Brauchbarkeit des Tools in bestimmten Fällen erheblich, ob ich allen Nutzern ohne Registrierung in einem vertraulichen Kreis die Änderungsmöglichkeit geben kann oder nicht. Beispielsweise würde man für eine wöchentlich wiederkehrende Veranstaltung einen Link mit ALLEN demnächst vorgeplanten Terminen verteilen, und den Nutzer bitten, sich jeweils einzutragen, sobald er seine Teilnahme für den jeweiligen Einzeltermin bestätigen kann. Der Link sollte sich möglichst nicht ändern, um dem Nutzer die Suche nach der jeweils aktuellen Einladungsemail zu ersparen, und die Schwelle niedrig zu halten. Dazu muss der Nutzer aber in der Lage sein, seine Eintragung regelmäßig und kurzfristig zu aktualisieren.
Da diese Einstellungsmöglichkeit also entscheidend sein kann, kann ich nicht verstehen, warum diesbezügliche Informationen so schludrig kommuniziert werden, und die vorgefundene Optionsliste anders aussieht, als dargestellt.
Wo ist also nun diese Einstellungsoption? Frage an alle, die es sicher erprobt haben.
Dank an Bernhard und DPaul für die hilfreichen Kommentare.
Die Änderungsoption durch die Nutzer sollte der Admin entsprechend einstellen können – möglicherweise hat sich beim DFN Terminplaner seit 2020 aber auch etwas an den Optionen geändert.
Die Mehrfach-Verwendung von Terminumfragen -so praktisch sie auch sein mag- übersteigt möglicherweise die Funktionalität des bewußt einfach gehaltenen Tools. Insofern ist hier ein erneutes Anlegen einer Umfrage der leichtere Weg.
Ich kann meine Termine nicht nachträglich ändern auch wenn ich auf meinen Namen tippe.
Ist es richtig, dass TN ihre Stimmabgabe zwar verändern, diese aber nicht löschen können?
(Die Möglichkeit des Löschens durch den admin ist mir bekannt).
Hallo MM.
ja, so scheint es zu sein.
Soeben habe ich einen Eintrag beim Terminplaner vornehmen können und ich kann ihn zwar nachträglich ändern, jedoch nicht löschen.
Zumindest kann der Name geändert werden 🙂
Letztlich kann ein TN jeden Eintrag ändern, auch den anderer TN – hier setzen wir auf gute Zusammenarbeit.